Seit 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Unternehmer müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und maschinell zu verarbeiten. Ab dem 1. Januar 2026 wird die Pflicht erweitert, sodass auch die Ausstellung und der Versand von E-Rechnungen für Unternehmen verbindlich sind.
Übergangsfristen
Um den Übergang zu erleichtern, wurden Übergangsfristen für Rechnungsaussteller bis Ende 2028 eingeräumt. In den Jahren 2025 und 2026 können Rechnungen noch in Papierform er stellt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit Umsätzen über 800.000 EUR (im Vorjahr), und ab 2028 wird sie für alle Unter nehmen verpflichtend. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E- Rechnungen ausgenommen, müssen jedoch E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Geltungsbereich
Die E-Rechnung gilt ausschließlich für den inländischen B2B Bereich. Ausnahmen bestehen beispielsweise für Kleinbetrags Innovative Steuerberatung rechnungen bis 250 EUR, steuerfreie Leistungen, Privatkunden oder wenn einer der beteiligten Unternehmer nicht in Deutschland ansässig ist.
Anforderungen
Ein PDF-Dokument reicht ab 2025 nicht mehr aus, um als E-Rechnung anerkannt wird. Stattdessen muss eine gültige elektronische Rechnung in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen, das maschinell lesbar und authentisch ist.
Konsequenzen bei Verstößen
Unternehmen, die der E-Rechnungspflicht nicht nachkommen, müssen mit Konsequenzen rechnen. So kann eine nicht ordnungsgemäße Rechnung den Vorsteuerabzug verhindern, was zu finanziellen Nachteilen führen kann. Zudem können Bußgelder verhängt werden und Empfänger haben rechtliche Ansprüche auf eine korrekte Rechnung. Daher ist es wichtig, sich frühzeitig auf die Umstellung vorzubereiten.
Vorbereitung
Frühzeitige Vorbereitung ist essenziell, um von den Vorteilen der E-Rechnung wie verbesserte Effizienz, Kosteneinsparungen und optimiertes Cash-Management profitieren zu können. Dabei empfehlen wir insbesondere die folgenden Schritte:
1. Das richtige Format wählen: Unternehmer sollten sicher stellen, dass ihre E-Rechnungen in einem akzeptierten Format wie ZUGFeRD 2.x oder XRechnung ausgestellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
2. Prozesse optimieren: Interne Prozesse sollten angepasst werden, um die elektronische Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung zu integrieren. Dies kann die Effizienz steigern und Kosten senken.
3. Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeitende sollten frühzeitig im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen geschult werden.
4. Übergangsfristen nutzen: Kleinere Unternehmen können von den Übergangsfristen Gebrauch machen, um sich schrittweise auf die vollständige Umstellung vorzubereiten.
5. Professionelle Unterstützung holen: Steuerberater oder IT-Spezialisten können den Übergang erleichtern.
Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt zwar Heraus forderungen mit sich, bietet aber langfristig Vorteile wie eine verbesserte Effizienz, Kosteneinsparungen und ein optimiertes Cash-Management. Unternehmen sollten die Umstellung daher nicht nur als Verpflichtung, sondern auch als Chance sehen.
Text: M. Sc. Nicolas Rica, Steuerberater, Geschäftsführer, Fachberater für die Um
strukturierung von Unternehmen (IFU/ISM gGmbH) – HSP STEUER Worms GmbH & Co. KG
